ERP & CRM pour l’entreprise
Une suite web de 7 modules pour gérer votre entreprise
Module 1 : CRM & Vente
Suivez vos prospects et clients et réutilisez-les dans d’autres modules.
Créez vos prospects ou clients
- Entrez simplement le nom du tiers et le type de tiers (prospect et / ou client) pour le créer dans votre base de données. Un code de référence client unique sera généré automatiquement selon votre règle de numérotation .
- Enregistrez toute autre donnée (email, adresse, langue, tags, …) pour une gestion plus complète et précise de votre base de données tierce. Si les champs prédéfinis ne vous conviennent pas, vous pouvez facilement créer tous les attributs dont vous avez besoin en tant que champs personnalisés avec le type de données de votre choix (chaîne, montant, date, liste déroulante, case à cocher, …)
- Joignez des notes ou des fichiers à votre fiche prospect / client.
- Si vous avez beaucoup de commerciaux dans votre équipe, vous pouvez les affecter à des prospects ou clients dédiés , afin que vous puissiez obtenir des statistiques par représentant commercial (ventes, marges, événements etc.).
- Fusionner des tiers pour supprimer les enregistrements en double.
Créez et convertissez vos devis, propositions commerciales, bons de commande, interventions, factures, …
Créez des documents à l’aide d’un éditeur WYSIWYG en réutilisant des données telles que les produits et les prix prédéfinis en fonction des modules / fonctionnalités que vous avez activé, comme devis ou propositions commerciales , Interventions , factures , etc.
Gérez les documents à partir de menus dédiés ou directement à partir de la feuille tierce. Vos prospects peuvent être automatiquement convertis en clients lorsqu’une offre ou proposition commerciale est acceptée.
Utilisez vos opportunités pour une vue à 360 degrés
Créez vos devis ainsi que les propositions commerciales et envoyez-les par Email depuis l’application. Entrez les événements ou configurez des rappels dans l’agenda. Reliez toutes les données (événements, devis, commandes, …) à vos opportunités, afin de retrouver facilement toutes les informations du passé concernant l’opportunité.
Définissez un montant et une probabilité de gagner vos opportunités, afin que vous puissiez avoir une idée de ce que sera votre chiffre d’affaires attendu (montant de l’opportunité en moyenne avec la probabilité)
Créez votre devis ou proposition commerciale
Créez votre devis à partir de votre fiche prospect / client, ou tout simplement en un clic en réutilisant une précédente proposition.
Incluez les produits prédéfinis pour gagner du temps, ou saisissez la liste complète des produits et services manuellement .
Si les champs prédéfinis ne correspondent pas à vos besoins, ajoutez vos propres champs personnalisés de tout type (chaîne, montant, date, case à cocher, liste déroulante, …) au formulaire.
Gérez vos commandes clients ou fournisseurs.
Gérez votre workflow de commande et votre stock de produits selon vos règles.
Créez vos commandes à partir de votre fiche client, ou en un seul clic en réutilisant une proposition ou un contrat signé pour gagner du temps.
Incluez les produits prédéfinis pour gagner du temps, ou saisissez la liste des produits et services manuellement .
Si les champs prédéfinis ne correspondent pas à vos besoins, ajoutez vos propres champs personnalisés de tout type (chaîne, montant, date, case à cocher, liste déroulante, …) au formulaire.
Gérer les contrats et abonnements clients / fournisseurs.
Générer automatiquement des factures d’abonnements récurrentes.
Créez votre contrat à partir de votre fiche prospect / client, ou simplement en un clic en réutilisant une proposition ou une commande.
Incluez les produits / services prédéfinis pour gagner du temps ou entrez la liste complète des produits et services manuellement .
Si les champs prédéfinis ne correspondent pas à vos besoins, ajoutez vos propres champs personnalisés de tout type (chaîne, montant, date, case à cocher, liste déroulante, …) au formulaire.
Un PDF de votre contrat est généré et mis à jour automatiquement.
Gérer un service d’assistance / suivre les problèmes.
Un portail permettant à votre partenaire ou vos clients de vous contacter et/ou en créant des tickets supports.
Vous pouvez suivre et répondre aux tickets
Vous pouvez également créer automatiquement des tickets à partir d’e-mails
Module 2 : Finance & Facturation
Gérez les factures et les paiements de vos clients et fournisseurs
Créez vos factures
Créez vos factures ( factures communes , acomptes , avoirs ) de toutes pièces ou, selon les modules que vous avez activés, vous pouvez également générer votre facture à partir de vos propositions (module Proposition), de vos commandes (module Commande), de vos contrats (Contrat module) et/ou interventions (module Intervention).
Si le module Marge est activé, la marge peut être calculée à partir du meilleur fournisseur, du prix de revient ou du prix au poids moyen de vos produits. Vous obtiendrez des statistiques de marge par produit, client, date, etc.
Réutilisez les produits prédéfinis pour gagner du temps ou saisissez manuellement le contenu complet .
Si les champs prédéfinis ne correspondent pas à vos besoins, ajoutez vos propres champs personnalisés de n’importe quel type (chaîne, montant, date, case à cocher, liste déroulante, etc.) au formulaire de facture.
Vos factures peuvent être générées automatiquement à l’aide des modèles de factures récurrentes.
Le document de votre facture (PDF, ODT etc.) est automatiquement généré et mis à jour.
Envoyez votre facture et gérez les paiements
Envoyez votre facture par Email directement depuis l’application. Utilisez des modèles d’e-mails prédéfinis pour que le contenu de l’e-mail soit automatiquement renseigné.
Générez un fichier de prélèvement automatique SEPA pour les paiements bancaires automatiques par lots et suivez les étapes d’intégration spécifiques à votre banque. Clôturez votre facture en la faisant passer automatiquement au statut payée une fois que la banque a traité votre dossier SEPA.
Fournissez à votre client un lien pour payer en ligne via Paypal , Stripe , Paybox, PayZen, etc…
Envoyez des rappels automatiques par email de vos factures impayées.
Réutilisez un acompte dans une autre facture pour réduire le montant à payer ou réutilisez un avoir dans une autre facture pour réduire le montant restant à payer
Effectuer un rapprochement pour détecter toute erreur manquante ou de saisie dans les enregistrements de paiement
Faites le rapprochement de votre compte bancaire depuis le même menu que vos écritures bancaires. Utilisez des filtres pour marquer plusieurs éléments de campagne à la fois comme rapprochés.
Recevez des alertes lorsque le nombre d’enregistrements non rapprochés devient trop élevé.
Conservez un historique de vos reçus bancaires et examinez-les sans avoir à quitter l’application.
Exportez vos reçus bancaires rapprochés pour votre comptable en un clic.
Utilisez toutes vos données pour générer automatiquement votre livre de comptes.
Le logiciel dispose d’une fonction dédiée et indépendante pour paramétrer votre comptabilité et envoyer toutes les données déjà enregistrées (produits, ventes, achats, notes de frais, salaires, …) dans vos tables de grand livre .
Cela signifie que votre comptabilité peut être effectuée en quelques clics, avec peu ou pas de connaissances en comptabilité et en tenue de livres.
Configurez votre plan comptable et votre numéro comptable
Utilisez un plan comptable prédéfini ou configurez votre propre plan comptable .
Lorsque vous créez un nouveau client, fournisseur, produit prédéfini, compte bancaire, taux de TVA ou type de note de frais, , vous pouvez configurer le numéro comptable lors de la création . Au lieu de cela, si les utilisateurs n’ont aucune connaissance comptable, le comptable a peut les configurer en une seule étape à l’aide de pages de configuration dédiées. Vous pouvez également mélanger et assortir ces deux méthodes.
Utilisez des rapports prédéfinis pour analyser vos enregistrements comptables. Suivez les erreurs de saisie, à la fréquence de votre choix, analysez tous les enregistrements comptables (ventes, achats, transactions bancaires, notes de frais) et utilisez l’assistant pour corriger manuellement lorsque des modifications particulières sont nécessaires.
Validez le numéro comptable avant qu’il ne soit ajouté dans votre grand livre
À la fréquence de votre choix, analysez tous les enregistrements comptables (ventes, achats, transactions bancaires, notes de frais) et utilisez l’assistant pour suivre les erreurs de saisie. Corrigez les enregistrements manuellement si des modifications particulières sont nécessaires.
Ajoutez des enregistrements validés dans votre grand livre.
Passez en revue et ajoutez des enregistrements validés dans votre grand livre.
Module 3 : Ressources humaines
Créez vos comptes d’employés / utilisateurs
Créez des comptes utilisateurs pour vos employés (utilisateurs internes) et / ou pour vos clients, fournisseurs ou partenaires (utilisateurs externes). La création d’un compte pour vos employés leur permettra d’accéder aux données dans le logiciel et d’interagir avec toutes les fonctionnalités de l’application telles que la base des clients/fournisseurs, des documents commerciaux et d’autres modules applicables, en fonction des autorisations qui ont été définies.
La création d’un utilisateur nécessite uniquement d’enregistrer un nom, un login et un mot de passe. De nombreuses autres options et données peuvent être définies, telles que le poste d’emploi, le sexe, les notes, les fichiers externes joints, le statut etc. Vous pouvez également définir une couleur utilisateur ainsi vous pouvez identifier les évènements facilement sur le module agenda.
Laissez vos employés enregistrer leurs notes de frais. Approuvez et suivez leur paiement.
La fonction de rapports de dépenses offre un flux de travail pour permettre à vos employés de faire leur rapport de dépenses.
Le gestionnaire recevra des alertes pour refuser ou approuver le rapport de dépenses. Vous pouvez également suivre si elle a été payée ou non.
Permet à vos employés de faire des demandes de congé.
Une fois la demande de congé approuvée, le système diminuera automatiquement le solde des congés.
En tant que superviseur, vous recevrez un e-mail contenant un lien direct vers l’enregistrement de demande de congé de votre subordonné.
Vous pouvez utiliser le lien pour naviguer dans le système et accepter ou rejeter la demande de congé.
L’employé recevra une notification l’informant de l’état de la demande de congé.
Saisissez le temps passé sur des feuilles de temps conviviales. Voyez l’impact sur le profit du projet.
Remplissez votre feuille de temps en utilisant l’interface qui correspond à vos besoins.
Plusieurs solutions sont disponibles pour saisir vos feuilles de temps, d’une grille hebdomadaire , à une grille journalière et grille mensuelle…
Voir l’impact du temps passé sur le profit du projet
Si un taux horaire a été défini pour l’utilisateur sur sa fiche utilisateur, le temps passé est automatiquement converti dans votre devise et il est inclus dans la synthèse des bénéfices de votre projet.
Définissez vos postes, publiez-les, suivez les candidatures.
Le module recrutement est conçu pour gérer le recrutement de vos nouveaux collaborateurs.
Définir les postes
Saisissez les informations relatives à vos nouveaux postes.
Publiez vos offres d’emploi ouvertes
Une page publique est disponible pour publier toutes vos offres d’emploi.
Gérer le processus de recrutement
Enregistrez toutes les candidatures, suivez et mettez à jour le statut de chaque candidature.
Enregistrez automatiquement les candidatures avec Email Collector
Vous pouvez configurer le module Collecteur d’e-mails pour créer automatiquement les candidats et enregistrer les candidatures pour un poste.
Tous les e-mails échangés au cours du processus peuvent également être collectés et liés à la candidature.
Module 4 : Produits & Stocks
Gérez votre catalogue de produits et services
Créez et mettez à jour votre catalogue de produits ou de services. Vous pourrez réutiliser les catalogues dans toutes les autres fonctionnalités disponibles dans l’application en un clic (propositions / devis, commandes, factures et stocks). Gérez le statut de vente ou d’achat .
De nombreuses données natives peuvent être définies sur les fiches produits et services telles que les prix de vente , taux d’imposition, durée ou dimension, prix de revient, comptes, comptabilité, stocks, notes ou ajouter vos propres champs personnalisés…. Décrivez vos produits ou services dans la langue de votre choix.
Toutes les données peuvent être réutilisées dans d’autres modules, vous faisant ainsi gagner beaucoup de temps.
Attachez tout fichier (images, photos, avis PDF, …) à vos produits.
Gérer le stock et les entrepôts (emplacement)
Organisez vos entrepôts et emplacements. Utilisez-les pour stocker vos produits et définir les mouvements de stock. Suivez votre stock en fonction de la référence du produit , de l’entrepôt, de la date et / ou du numéro de lot / série.
Obtenez une visualisation actualisée de votre stock en utilisant Calcul du prix moyen pondéré ou Calcul standard .
Mouvements de stock
Enregistrez votre mouvement de stock manuellement et / ou demandez à votre application pour augmenter ou diminuer votre stock automatiquement (sur la validation des factures, commandes ou livraisons…)
Prenez en compte la configuration de votre flux de travail de stock pour toujours afficher le stock réel ou le stock virtuel (c’est-à-dire la position du stock une fois que toutes vos commandes clients ou fournisseurs sont expédiées).
Utilisez à la fois votre stock réel et votre stock virtuel pour effectuer votre réapprovisionnement en quelques clics .
Récupérez tout mouvement de stock dans votre enregistrement de journal
Gérez vos workflows de commande d’achat, réapprovisionnez vos entrepôts.
Acheter en ligne
Créez des bons de commande , Approuvez , Recevez et Facturez vos bons de commande.
Accordez aux utilisateurs et aux groupes des autorisations sur les flux de travail . Définissez les seuils qui déclencheront automatiquement les notifications par e-mail en cas de violation.
Si vous suivez votre stock, utilisez les assistants d’expédition de stock pour recevoir les produits dans vos entrepôts.
Gestion des achats
Utilisez l’assistant pour approvisionner et stocker vos entrepôts en fonction des quantités optimales définies . Prenez en considération, commandes client ouvertes et commandes d’achat ouvertes et calculez automatiquement la quantité correcte à acheter. Générez automatiquement vos bons de commande.
Utilisez le module d’expédition pour suivre votre liste de préparation,
les commandes et la quantité à expédier ou déjà expédié
Créez vos envois en en un clic à partir de n’importe quelle commande . Comparez la quantité expédiée avec la quantité à expédier.
Définissez la date de livraison prévue pour chacun de vos envois afin de pouvoir les traiter par priorité ou suivre les envois en retard.
Si vous avez besoin de plus d’informations sur votre envoi, vous pouvez configurer l’application pour gérer tous les autres champs personnalisés dont vous avez besoin.
Nomenclatures et planification des ressources matérielles
Créez vos nomenclatures (nomenclatures) pour définir comment consommer des produits bruts ou des services pour fabriquer des produits manufacturés (quantité à consommer, efficacité, impact des stocks, …).
Réutilisez les nomenclatures prédéfinies pour générer vos ordres de fabrication .
Produisez votre ordre de fabrication en en une ou plusieurs étapes .
Si le stock de produit fabriqué est augmenté et que le stock de produit consommé est réduit automatiquement , vous pouvez avoir une vue de tous ces changements dans votre historique.
L’application calculera, en temps réel , le stock virtuel en tenant compte de toutes les commandes de fabrication ouvertes.
Module 5 : Productivité
Les projets et les tâches sont utiles pour suivre les prospects, les opportunités et les feuilles de temps.
Suivez les revenus que vos projets rapportent à votre entreprise et leurs statistiques de profits ou de pertes.
Utilisez le module de projet selon vos besoins.
Suivi Leads , Opportunités , Projets internes, clients ou fournisseurs .
Ajoutez les champs prédéfinis de votre choix pour rendre les données plus gérables, complètes et aussi précises que nécessaire.
Définir qui peut afficher ou modifier le projet
Rendez public le projet ou sélectionnez les employés et / ou partenaires qui peuvent participer au projet. Les utilisateurs pourront entrer le temps passé si vous décidez d’utiliser la fonction de feuille de temps .
Créer des tâches
Si vous avez besoin de suivre des tâches dédiées, mappez-les à vos projets. Vous pouvez définir des propriétés sur vos tâches telles que la charge de travail planifiée et affecter des utilisateurs spécifiques .
Vous pouvez également créer des sous-tâches et avoir une hiérarchie de tâches.
Enregistrer le temps passé sur les projets / tâches
Si vous décidez d’utiliser des projets pour suivre le temps passé, laissez chaque utilisateur déclarer son temps quotidiennement avec une interface dédiée, ou par semaine ou par mois sur une autre interface.
Créez des enregistrements d’intervention.
Convertissez vos interventions en factures pour facturer vos clients.
Créer des enregistrements d’intervention pour suivre les interventions à effectuer ou déjà effectuées . Attachez votre intervention à un projet si vous souhaitez que votre intervention soit visible dans la vue à 360 degrés des projets.
Utilisez des produits ou services prédéfinis pour remplir rapidement vos registres d’intervention ou fournissez des descriptions spécifiques.
Associez vos interventions à des événements à l’ordre du jour, des projets, des commandes, etc …
Convertissez vos interventions en propositions commerciales ou factures en fonction de votre flux de travail souhaité.
Un Agenda embarqué, comme tout agenda commun, enrichi de fonctionnalités dédiées
à votre système ERP et CRM (liens vers vos clients, collaborateurs, projets, factures, …)
Créer manuellement des événements passés ou futurs
Enregistrez vos événements dans l’agenda intégré: Événements passés à des fins de suivi , ou Événements futurs à des fins de rappel . Attribuez des événements à un client / contact, projet et / ou utilisateurs.
En utilisant la configuration du module Agenda, vous pouvez décider de automatiquement enregistrer les événements liés à toute action commerciale qui se produit dans l’application (par exemple, suivre le changement de statut de votre commande, proposition ou facture, suivre la création ou la suppression de nouveaux clients , …)
Si nécessaire, vous pouvez inclure dans la vue de l’agenda, tous les événements qui sont enregistrés dans un calendrier externe (en mode lecture seule à l’aide de l’importation ical / ics). Ou, exportez vos événements dans n’importe quel calendrier externe en utilisant le lien d’exportation ical / ics.
Module 6 : Gestion association
Gestion d’équipe associative
Donnez accès aux gestionnaires de votre association pour gérer les membres, les adhésions, les bénévoles ou les partenaires.
Les informations de votre association seront à jour et conformes à la réglementation sur la protection des données de votre pays.
En plus des fonctions de facturation , achat, paiements en ligne, suivi des dons, gestion des stocks ou organisation d’événements réalisés par les modules traditionnels, vous pouvez également suivre votre base de membres et vos adhésions.
Si nécessaire, communiquez la page d’inscription publique pour recueillir les nouvelles demandes d’adhésion afin que la fiche adhérent soit automatiquement créée et pré-remplie.
Donnez accès à l’application à vos membres si vous le souhaitez, afin qu’ils puissent eux-mêmes lire ou mettre à jour leurs informations.
Envoyez des rappels automatiques pour les renouvellements d’adhésion, récupérez-les en ligne sans effort administratif.
Envoyez manuellement des e-mails ou des e-mailings à vos membres.
Module 7 : Intégration & Développement
Parce que chaque entreprise a des besoins uniques en matière de gestion et d’optimisation de ses processus.
C’est pourquoi la solution intégrée PGI a été conçue pour être souple et évolutive, offrant la possibilité de s’adapter parfaitement à votre réalité opérationnelle.
Le développement de modules sur mesure est un service optionnel qui peut être adapté en fonction de la complexité et de l’étendue des fonctionnalités demandées.
Pour garantir la transparence et répondre au mieux à vos attentes, ce service est soumis à devis.
Connectez votre application ERP et CRM aux services les plus populaires
De nombreux services externes peuvent être liés à votre solution PGI/ERP CRM à l’aide de modules externes.
Mise en place optionnelle soumis à facturation supplémentaire (devis préalable).
Services de paiement en ligne
Utilisez les modules de paiement (par exemple, Paypal, Stripe, Paybox , …) pour offrir à votre client une interface pour payer sa facture en ligne.
Vous pouvez également inclure automatiquement les liens de paiement dans votre e-mail envoyé .
eCommerce
Installation de modules externes sur synchroniser votre PGI avec votre plateforme eCommerce (comme Prestashop, Magento, WooCommerce, …)
Intégration de téléphonie informatique (CTI)
Utilisation du module générique clickToDial pour appeler vos partenaires d’un simple clic sur votre application. Les appels d’entrée peuvent également être bloqués pour ouvrir directement votre carte client à l’aide de modules externes.
Fonctions illimitées ! Vous avez un besoin ? Parlons en …
Utilisez l’assistant d’importation ou d’exportation pour vous aider à importer ou extraire des données dans ou à partir de votre application
L’assistant d’importation permet à d’importer un grand nombre de données à partir de n’importe quelle application externe à partir d’un fichier CSV ou Excel. Effectuez votre importation en en mode insertion ou mise à jour .
L’assistant d’exportation vous permet d’exporter toutes les données de l’application dans un fichier CSV ou Excel.
Solution PGI / ERP
L’acquisition se décompose en 2 points :
- L’achat du logiciel : Incluant 1 heure d’accompagnement pour la prise en mains.
- La formation complète à la solution.
La formule ACHAT
- Licence d’exploitation du logiciel : 2490€ TTC
- Hébergement de la solution : 249€ TTC/an (1 utilisateur)
- Par utilisateur supplémentaires : +19.90€ TTC/mois
- Tous les modules d’exploitation,
- Le SAV, l’infogérance, les sauvegardes et le support technique,
- 30 mn de formation pour la prise en mains rapide de l’outil.
- Un document technique d’accompagnement (Pdf)
Le financement de cette formation peut être pris en charge par votre OPCO.
___________
Etape 1/3 – Achat du logiciel
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